7 tips om een goede offerte op te stellen

1. ZORG DAT JE OVER ALLE VERPLICHTE INFORMATIE BESCHIKT

Een offerte is, net als een contract, een formeel aanbod naar opdrachtgevers. Het verschil is dat een offerte vrijblijvend is. Meestal verzamelt de opdrachtgever verschillende offertes om hieruit zijn of haar keuze te maken. Maar eens de offerte is goedgekeurd, is deze wel bindend. Je hebt er dus alle belang bij om je offerte zo duidelijk en gedetailleerd mogelijk op te stellen. Zo vermijd je in ieder geval discussies. 

• Vermeld jouw bedrijfsgegevens als die van de opdrachtgever
• Vermeld duidelijk de datum waarop de offerte is opgesteld
• Voorzie je offerte met een offertenummer
• Geef een duidelijk omschrijving van de uit te voeren werken
• Geef een prijsvoorstel mee met bijhorende timing
• Vermeld hoe lang je offerte geldig is
• Neem je algemene voorwaarden ook op in je offerte

Wil je het bindend karakter van de offerte omzeilen? Neem dan een module op in je algemene voorwaarden waarin je duidelijk maakt dat de offerte niet bindend, maar vrijblijvend is.

2. KEN JE (POTENTIËLE) KLANT

Of je nu als zaakvoerder offertes opstelt, of als administratief medewerker. Het is absoluut noodzakelijk dat je je potentiële klant kent om een correcte en overtuigende prijsofferte te bezorgen. Hoe meer de klant voelt dat er moeite en tijd in zijn of haar offerte is gestopt, hoe meer de klant gelooft in je kennis van zaken. 

Wat heb je zeker nodig? 

• Ken het budget: niets is zo vervelend als een offerte krijgen die volledig buiten je verwachtingen ligt. Vraag daarom informatie over het budget van de klant. Is dat budget voldoende voor jou om de aangegeven werken te kunnen uitvoeren? 
• Weet wie de beslissingsnemer is: zorg ervoor dat je steeds in contact staat met diegene die beslist over de opdracht die je wenst uit te voeren. Neem die persoon van bij het begin mee in je verhaal.
• Ken de deadline: weet wanneer je potentiële klant de werken uitgevoerd wil zien. Is die deadline haalbaar voor je planning? Moet je door tijdsdruk rekening houden met andere tarieven? Of andere materialen zodat je sneller kan starten? Zorg ervoor dat je je hierdoor niet laat verrassen.

Twijfel je toch over zaken? Neem dan contact op met je klant.

3. MAAK EEN COMPLETE OFFERTE OP

Heb je tijdens de verkoop een goede relatie opgebouwd met je klant? Zorg er dan voor dat deze in stand blijft met een complete offerte op maat van de klant. Geef hem een globaal overzicht van alle kosten en een beschrijving van de volledige werken. Het is eens zo pijnlijk om achteraf meerkosten te moeten rekenen omdat je de werken te licht inschatte. 

Deel je offerte desnoods op in verschillende onderdelen die de fases of eigenschappen van de uit te voeren werken duidelijk indeelt. Geef de verschillende opties mee met hun individuele prijs en geef je klant de ruimte om vooraf keuzes te maken over de kostprijs van de werken. Zo kom jij én de klant niet voor verrassingen te staan. 

Zijn er meerdere mogelijkheden, maar jij bent ervan overtuigd dat één specifieke oplossing de meest geschikte is voor de klant? Maak dit dan duidelijk op de offerte. Toon je expertise en vakmanschap door keuzes aan te bevelen, maar de deur toch open te laten voor andere. Zo toon je de klant open te staan voor zijn budget zonder je expertise op te geven. 

Bovendien leg je met een complete offerte de basis voor een verder vlot verloop van het project wanneer de klant ermee instemt. Door je eerdere indeling van de werken, kan je snel en makkelijk je vorderstaten opstellen en je periodieke facturatie opzetten. Doordat je een complete raming maakte, kan je ook meteen de nodige materialen bestellen en het volledige project inplannen. 

4. BEGELEID JE OFFERTE

Wanneer je tijd en moeite in je offerte hebt gestopt, zou het zonde zijn om deze zonder meer te versturen naar je klant. Zorg daarom voor een begeleidende tekst bij je offerte in de vorm van een brief of e-mail. In deze tekst kan je de sterktes van je bedrijf nog eens aanhalen en bovendien de volledige situatie van de klant omschrijven. Op die manier ziet de klant dat je helemaal mee bent met zijn of haar wensen. 

Refereer indien mogelijk terug naar het verkoopgesprek en de belangrijkste aandachtspunten die je toen hebt besproken. Je wint er niet alleen sympathie mee, maar overtuigt mogelijks twijfelende klanten om met jou in zee te gaan. 

5. ZORG VOOR PROFESSIONALITEIT

Zorg ervoor dat je offerte niet alleen een commercieel sterk voorstel bevat, maar ook een professionele look en inhoud heeft. Personaliseer je offerte met je huisstijl en logo en zorg ervoor dat de gebruikte taal duidelijk en correct is. Schrijffouten kunnen een echte afknapper zijn en geven een slecht imago aan je bedrijf. Lees je offerte zeker nog eens na (of vraag iemand anders deze te controleren). 

6. OPVOLGING IS DE SLEUTEL TOT SUCCES

Als je offerte verstuurd is, geef jouw klant dan de nodige tijd om deze te bekijken. Heb je na meer dan een week nog geen antwoord ontvangen? Aarzel dan niet om voorzichtig te polsen of je klant je offerte goed heeft ontvangen of als er nog vragen zijn.

Heeft de klant zijn akkoord gegeven? Blijf ook dan de nodige opvolging doen. Breng de klant op de hoogte van de volgende stappen in het project en geef hem inzicht in de planning. Volgt iemand anders het project nu verder op? Introduceer de klant dan zelf aan de nieuwe contactpersoon om het vertrouwen zo hoog mogelijk te houden.

7. KIES VOOR EFFICIËNTIE 

Stop met knoeien in meerdere programma’s om je offertes op te stellen en op te volgen. Bespaar tijd en geld door je offertes op te stellen in BLOX-software. Met onze verkoopmodule, stel je snel en eenvoudig je offerte op en bepaal je aan de hand van het handige rekenblad makkelijk je globale of productmarges. 

Al je offertes zijn online raadpleegbaar en zijn overal beschikbaar. Zo kan je perfect je openstaande offertes opvolgen waarop je nog geen reactie hebt ontvangen en belangrijke acties toekennen waarop je deze potentiële klanten nog eens moet contacteren. 

START VANDAAG

Een bijkomende tip: doe jezelf een plezier en start vandaag met een performant softwarepakket om snel je offertes mee samen te stellen en je slaagkansen te vergroten.

Vraag vrijblijvend een demo aan van BLOX-Software en kijk hoe wij jouw bedrijf laten groeien. Bovendien bevat BLOX-Software nog tal van andere handige modules om jouw administratie te vereenvoudigen.